Para crear un nuevo mensaje de correo electrónico elija Archivo->Nuevo->Mensaje de correo o haga clic en Nuevo, en la izquierda de la barra de herramientas. Se abrirá el cuadro de diálogo Redactar un mensaje tal y como se muestra en Figura 3.3. Ventana de creación de un mensaje.
Escriba una dirección en el campo Para. Si lo desea, escriba el asunto en Asunto, y en la caja que hay abajo el texto del mensaje. Una vez que haya acabado pulse en Enviar.
En general Evolution enviará los mensajes a su destinatario en cuanto pulse el botón Enviar. Sin embargo hay unas cuantas maneras de guardar un mensaje para enviarlo más tarde.
Si está desconectado de la red, Evolution guardará sus mensajes en la carpeta Bandeja de salida. El mensaje se enviará la próxima vez que se conecte a Internet y renvíe o reciba correo.
Elija Archivo->Guardar borrador para guardar sus mensajes en la carpeta de borradores y poder revisarlos después.
Si prefiere guardar el mensaje como un archivo de texto elija Guardar como y después escriba el nombre del mismo.
El modo desconectado es una herramienta diseñada para usar cuentas de correo IMAP o Exchange en situaciones en las que no podrá estar siempre conectado a la red local. Guarda copia de una o más carpetas y le permite crear nuevos mensajes, guardarlos en la Bandeja de salida y enviarlo en cuanto vuelva a conectarse.
En tanto que el correo POP descarga todos sus mensajes a su escritorio, las conexiones IMAP y Exchange normalmente sólo descargan las cabeceras y traen el resto solamente cuando quiere leer el mensaje entero. Antes de desconectar, Evolution descargará todos los mensajes sin leer desde las carpetas que haya elegido copiar al escritorio.
Para marcar una carpeta para usarla cuando esté desconectado elija Herramientas->Configuración y pinche en el icono Configuración de carpetas. Elija la solapa Carpetas sin conexión y active las casilla junto a las carpetas que quiera poder usar cuando no esté conectado.
En la esquina inferior izquierda de la ventana principal de Evolution encontrará el indicador de estado de la conexión. Cuando está conectado mostrará dos cables enchufados. Cuando esté desconectado los cables estarán desenchufados.
Para copiar al disco local las carpetas elegidas y desconectar de la red elija Archivo-> Trabajar desconectado o pinche en el icono indicador de estado de conexión en la esquina inferior izquierda de la ventana. Cuando quiera volver a conectar elija Archivo-> Trabajarconectado o pinche de nuevo en el icono indicador de conexión.
Es las próximas secciones veremos cómo Evolution.maneja sus funciones avanzadas de gestión de correo, incluyendo largas listas de destinatarios, adjuntos y reenvíos.
Para adjuntar un archivo a su mensaje:
Pulse el botón Adjuntar en la barra de herramientas del editor.
Elija el fichero que quiere adjuntar
Haga clic en Aceptar.
También puede arrastrar un archivo desde su escritorio a la ventana del editor para adjuntarlo.
Para esconder la vista de los archivos que ha adjuntado al mensaje desactiveVer->Mostrar adjuntos; y para verlos de nuevo marque la misma casilla Mostrar adjuntos.
Cuando mande un mensaje irá con él una copia del archivo. Tenga presente que los adjuntos de gran tamaño pueden tomar mucho tiempo al ser descargados.
Evolution, como la mayoría de los programas de correo electrónico reconoce tres tipos de destinatarios: los principales, los secundarios y los ocultos (también llamados «ciegos»).
La manera más sencilla de dirigir un mensaje es escribir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los campos Para, indicando que son los destinatarios principales. Para enviar el mensaje a más de una o dos personas puede usar el campo Cc: (con copia).
Al principio de los tiempos, cuando los humanos usaban máquinas de escribir y no había fotocopiadoras, «Cc:» significaba «copia de carbón». Use esta función siempre que quiera compartir con otra persona un mensaje destinado a otro. Nota del traductor: en general en español no es común el uso de la expresión sajona «copia de carbón» o «copia carbón» sino más bien «copia con calco» o sencillamente «copia». Sin embargo parece que la expresión está prosperando en la jerga informática en el contexto del correo electrónico.
Cco: es un poco más complicado. Se usa como Cc: pero la gente que figura en la lista Cco: estará oculta para los otros destinatarios del mensaje. Use esta función para mandar mensajes a grandes grupos de personas especialmente si ellos no se conocen entre sí o si es importante mantener la privacidad. Si el campo Cco: no está a la vista pinche en Ver->Campo «Cco».
Si escribe con frecuencia a los mismos grupos de personas, puede crear listas de direcciones en el gestor de contactos, y escribirles como si cada grupo tuviera una única dirección de correo. Para saber cómo hacerlo consulte “Creación de una lista de contactos”.
Configurar «Responder a» mensaje a mensaje
Evolution tiene la habilidad de permitirle especificar el campo «Responder a:» de un mensaje:
Abra una ventana de Nautilus
Para abrir el campo «Responder a» marque la casilla Ver->Responder a
Escriba la dirección a la que quiere que le respondan en el nuevo campo «Responder a»Enter the address you wish to have be the Reply-To address in the new Reply-To field.
Si tiene disponibles tarjetas de visita en el gestor de contactos, también puede usar apodos y otras partes de la información allí guardada para que Evolution busque y muestra una lista desplegable de todas las posibles direcciones que encajan con lo escrito. Si escriba un nombe o un apodo que encaja con más de una ficha, Evolution abrirá un diálogo para que elija la persona a la que quiere escribir.
También puede pulsar en los botones Para, Cc:, o Cco: para obtener una lista, que puede llegar a ser realmente larga, de todas las direcciones de correo de su gestor de contactos. Elija las direcciones y pinche en las flechas para moverlas en las columnas de direcciones que desea.
Para saber más acerca de cómo usar correo electrónico con el gestor de contactos y con el calendario consulte “Cómo agregar tarjetas rápidamente” y “Planificación con el calendario de Evolution”.
Para contestar a un mensaje, selecciónelo y pulse el botón Responder o pínchelo con el botón derecho del ratón y elija Responder al remitente y se abrirá la ventana del editor de correo. Los campos Para y Asunto ya estarán escritos, aunque los puede modificar a placer. Además, se insertará el texto completo del mensaje original, bien en gris con una línea azul a un lado (en el modo HTML) o con un signo > delante de cada línea (cuando usesólo puro texto) para indicar que ese es un mensaje anterior. Mucha gente intercala su texto entre el material citado, como se muesta en Figura 3.4. Contestando un mensaje.
Si está leyendo un mensaje que tiene varios destinatarios puede que desee Responder a todos en lugar de Responder. Y es que puede ahorrar mucho tiempo si tiene a muchas personas en los campos Cc:Para:.
Ejemplo 3.1. Uso de la característica de Responder a todos
Susan envía un mensaje a un cliente y pone copia a Tim y a una lista de correo interna de la compañía para sus compañeros de trabajo. Si Tim quiere mandar un comentario para que lo lean todos sus compañeros, él pinchará en Responder a todos pero si lo que quiere es solamente decirle a Susan que está de acuerdo con ella, usará Responder. Observe que esta respuesta no la recibirá nadie a quien Susan haya incluido en la lista de Cco: de su mensaje original porque tal lista no ha sido compartida con nadie.
Si está suscrito a una lista de correo y quiere que su respuesta sólo vaya a la misma en lugar de al remitente pinche en Responder la lista en lugar de Responder o deResponder a todos.
¿Qué es una lista de correo?
Las listas de correo son una de las herramientas de trabajo en grupo más populares de Internet. Así es como funcionan:
| alguien envía un mensaje a una única dirección de correo, como <evolution@ximian.com> |
| ea dirección pertenece a un programa que distribuye el mensaje a una lista de destinatarios |
. El programa de gestión de correo permite gestionar las altas y bajas de la lista individualmente, sin que el remitente tenga que recordar todas las direcciones de las personas apuntadas.
Los servidores de listas de correo suelen permitir al administrador de la red controlar la entrada y salida del correo, la lista de miembros e incluso moderar el contenido de las listas.
Probablemente ya está familiarizado con las funciones de búsqueda y sustitución en cualquier clase de software de edición de textos. Y si tiene experiencia en Linux o Unix puede que también sepa qué es lo que hace Buscar expresión regular. Si no está entre los afortunados que ya lo conocen, aquí tiene un rápido resumen de las funciones de búsqueda automática de texto que el editor de mensajes pone a su disposición.
- Buscar
Escriba una palabra o frase y Evolution la encontrará en el mensaje.
- Buscar expresión regular
Buscar una «regex», también llamada una expresión regular, en la ventana de editor.
- Buscar siguiente
Seleccionar este elemento para repetir la última búsqueda que haya realizado.
- Sustituir
Buscar una palabra o una frase y sustituirla por otra cosa.
Para todos estas opciones puede elegir si quiere o no Hacia atrás, desde el punto el que se encuentra el cursor. Para todas, excepto para las búsquedas con expresiones regulares -que no las necesitan-, tiene disponible una casilla para decidir si quiere que la búsqueda distinga mayus./minus..
Normalmente no se pueden aplicar estilos o insertar ilustraciones en mensajes de correo electrónico, por lo que con frecuencia se le considera poco comunicativo y frío y por lo que a veces la gente abuse del uso de signos de exclamación para expresar sus sentimientos. Sin embargo la mayoría de los clientes de correo moderno son capaces de mostrar imágenes y estilos en el texto, como alineado básico y formateo de los párrafos. Esto es posible por usar HTML de la misma manera que lo hacen las páginas web.
El correo HTML no es una opción predeterminada
Algunas personas no tienen clientes de correo capaces de leer HTML o prefieren no recibir mensajes enriquecidos con HTML porque son más lentos de descargar y de mostrar en pantalla. Por eso Evolution envía mensajes de texto puro a menos que explícitamente le pida que los componga con HTML.
Puede cambiar el formato de un mensaje de correo de texto puro a HTML a través de Formato->HTML.
Para que todos los mensajes que envíe estén compuestos con HTML predeterminadamente, asigne sus preferencias de formato del correo en el diálogo de configuración del correo. Para más información consulte “Preferencias del editor de correo”.
Las herramientas de formateo HTML se encuentran en la barra de herramientas justo encima del espacio en el que realmente compone su mensaje y también aparecen en los menús Insertar y Formato.
Los iconos de la barra de herramientas se explican en consejos que aparecen cuando mantiene el ratón sobre los botones. Estos se clasifican en cuatro categorías:
- Cabeceras y listas
A la izquierda de la barra de herramientas, puede elegir el estilo de texto predeterminadoNormal o los diferentes tamaños de cabecera disponibles desde Cabecera 1 (el más grande) hasta Cabecera 6 (el más pequeño). Otros estilos disponibles para los más organizados son Preformato, la lista de puntos o los tres tipos de listas numeradas.
Cómo hacer más atractivo su correo electrónico
En lugar de usar asteriscos para marcar una lista de puntos, pruebe el estilo Lista de puntos desde el menú desplegable de estilos. Evolution usa adornos más atractivos y maneja varios niveles de sangría y el reformateo de los párrafos.
- Estilo del texto
Use estos botones para fijar la apariencia de sus cartas. Si tiene seleccionado un texto, el estilo se aplicará sobre él. Si no, el estilo se aplicará a lo próximo que escriba. Los botones son:
Pinche en A en negrita para poner el texto en negrita
Pinche en A en itálica para poner el texto en itálicas
Pinche en A subrayada para poner el texto subrayado
Pinche en A tachada para poner el texto tachado.
- Alineación
Situado próximo a los botones de estilo del texto, estos tres iconos de párrafo deberían ser familiares para los usuarios de procesadores de textos. El que está más a la izquierda alinea el texto a la izquierda, el del centro, lo centra y el de la derecha lo alinea hacia el lado derecho.
- Reglas de sangrado
El botón con la flecha que apunta a la izquierda reducirá la sangría de un párrafo y el de la derecha la incrementará.
- Elección de color
En el extremo de la derecha está la herramiente de elección del colo. La caja coloreada muestra el color actual del texto. Para elegir uno nuevo pinche sobre el botón de la flecha que está a su derecha. Si tiene un trozo de texto seleccionado el color se aplicará al mismo. Si no, el color se aplicará a lo que escriba después. Para el fondo puede elegir un color o una imagen pinchando con el botón derecho sobre el fondo del texto y eligiendo Estilo->Estilo de página.
El menú Insertar le ofrece medios para acicalar su correo electrónico y hacerlo más atractivo.
- Insertar enlace
Enlace un texto con un sitio web. Ponga hiperenlaces con esta herramienta dentro de sus mensajes HTML. Si no quiere escribir ningún texto en particular, sólo tiene que escribir la dirección directamente y Evolutionla reconocerá como un enlace. Para añadir un enlace:
Elija el texto en el que quiere poner el enlace.
Pinche con el botón de la derecha y elija Enlace.
Escriba la dirección que quiere escribir en el campo URL.
Haga clic en Aceptar.
Nota
Si está escribiendo la dirección de una página web para que sea formateada automáticamente, tenga en cuenta que un espacio da por finalizado el enlace.
- Insertar imagen
Ponga una imagen junto al texto.
Para insertar una imagen en su correo:
Asegúrese que el selector Formato->HTML.está marcado.
Pinche en el botón Insertar imageb que está en la barra de herramientas o elija Insertar->Imagen.
Elija la imagien pinchando en el botón Examinar.
Para insertar la imagen pulse el botón Insertar.
- Insertar regla
Insertar una línea horizontal en el texto para dividirlo en dos secciones.
Para insertar una regla:
Asegúrese que el selector Formato->HTML.está marcado.
Pinche en el botón Regla que está en la Barra de herramientas.
Elija el tipo de regla. Puede usar una línea plana, una 3D o una amarilla con flores.
Elija el tamaño de la línea, como un porcentaje del ancho de la ventana del mensaje.
Elija la alineación y el estilo. Para una línea plana puede elegir su grosor y si será sombreada o sólida. Para los otros tipos sólo puede elegir cómo alinearlas.
Pinche en Insertar para insertar la regla.
- Insertar tabla
Insertar una tabla en el texto para dividirlo en dos secciones.
Para insertar una tabla:
Asegúrese que el selector Formato->HTML.está marcado.
Pinche en el botón Tabla que está en la barra de herramientas.
Elija la tabla Plantilla que quiera usar. Cada una tiene una apariencia y organización ligeramente diferentes.
Si lo desea, puede cambiar el número de filas, columnas, el espaciado entre celdas, etc.
Pinche en el botón Insertar.
Una vez que la tabla está en su lugar, puede pinchar con el botón derecho sobre ella y obtener la lista de posibilidades de modificarla, como cambiar el color de fondo, expandirla o borrarle una fila o una celda.
- Plantillas
Evolution no sólo permite decorar su correo con texto HTML y gráficos sino que también le ofrece plantillas prediseñadas para aprovechar estas mejoras. Puede usarlas para enfatizar un punto o enmarcar una imagen de una manera vistosa.
Para incluir una plantilla en su correo compuesto con HTML:
Asegúrese que el selector Formato->HTML.está marcado.
Pinche en el botón Insertar plantilla HTMLque está en la Barra de herramientas o elija Insertar ->Plantilla
Elija el tipo de plantilla en la caja de selección Plantilla. Puede elegir entre Nota e Imagen con marco.
Elija el tamaño y alineación de la plantilla de HTML.
Pinche en Insertar para insertarlo en la posición del cursor.
Pinche sobre el texto en la plantilla y escriba el que quiera que aparezca finalmente.
Si ha seleccionado una plantilla con marco e imagen, pinche con el botón derecho sobre la imagen y en Imagen elija qué imagen quiere poner en el marco.
La oficina de correos le reenvía su correo cuando usted cambia de dirección y usted puede reenviar una carta que ha llegado hasta usted por error. El botón de correo Reenviar funciona de manera parecida. Es particularmente útil cuando recibe un mensaje que cree que otra persona también debería ver. Puede reenviar los mensajes como si fueran adjuntos a un mensaje nuevo (este es el comportamiento predeterminado) o puede enviarlo incluido, como una parte citada en el mensaje que está enviando. El reenvío en forma de adjunto es el mejor si quiere enviar una copia íntegra del mensaje. Los envíos incluídos son mejores si sólo quiere enviar partes del mensaje o si tiene que hacer una gran cantidad de comentarios a diferentes partes del mensaje que reenvía. Recuerde que es importante citar al autor original del mensaje y diferenciar claramente las partes del texto que ha modificado, borrado o añadido.
Si está leyendo un mensaje y quiere reenviarlo, pulse el botón de la barra de herramientasReenviar o Acciones->Reenviar Ctrl+J. Si prefiere reenviarlo en línea en lugar de adjunto, elija en el menú:Acciones->Reenviar->Incluido en línea. Escriba el destinatario como haría con un mensaje nuevo. El asunto ya estará escrito, aunque podrá modificarlo si lo desea. Añada sus comentarios en lacaja del texo y pulse Enviar cuando haya acabado.
No envíe «spam» o reenvíe los mensajes en cadena. Y si tiene que hacerlo, cuídese de mensajes en broma o de leyendas urbanas y asegúrese de que el mensaje no tiene varias capas de signos de mayor que (>) que indican sucesivos reenvíos descuidados.
Siempre empiece y acaba con un saludo. Diga «por favor» y «gracias» de la misma manera que haría en la vida real. Puede ser breve en sus cumplidos ¡pero sea atento!
¡CUANDO ESCRIBE CON MAYÚSCULAS SIGNIFICA QUE ESTÁ GRITANDO! No escriba mensajes enteros con mayúsculas porque a la gente le dolerán los oídos.
Compruebe su ortografía y use frases completas. Evolution. está preconfigurado para destacar las palabras que no reconozca con una línea roja bajo las palabras conforme las vaya escribiendo.
No envíe mensajes desagradables. Si recibe alguno, mejor no lo responda.
Cuando conteste o reenvíe un mensaje incluya del mensaje anterior lo justo para proveer del contexto necesario: ni mucho ni poco.
No envíe spam.