Planificación con el calendario de Evolution

Por supuesto, querrá usar el calendario para algo más que para saber qué día es hoy. Esta sección explica cómo planificar citas, crear citas periódicas o fijar alarmas. Si ha instalado Ximian Connector para Microsoft Exchange, consulte “Planificando citas según disponibilidad” acerca de cómo aprovechar al máximo las funciones de planificación de grupos en colaboración, disponibles en Microsoft Exchange Server.

Para crear una nueva cita elija Archivo->Nuevo->Cita o haga clic en Nueva cita en la izquierda de la barra de herramientas. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva cita con una barra de menú, otra de herramientas y una ventana con varias opciones.

Su cita debe tener una fecha de inicio y otra de final -la fecha predeterminada es la del día de hpy- pero puede elegir entre las horas de inicio y final, o seleccionar un Evento para todo el día. Un Evento para todo el día aparece al principio de la lista de citas, en una cabecera gris debajo de la fecha y no en la propia lista. Así se facilita que las citas puedan solaparse o encajar unas dentro de otras. Por ejemplo, puede definir una conferencia como un evento para todo el día, y las reuniones durante la conferencia, como citas con hora. Por supuesto que las citas con horas de inicio y final específicas también pueden solaparse. Cuando eso ocurre son mostradas con múltiples columnas en la vista del día del calendario.

Evolution es capaz de trabajar con distintas zonas horarias. Si comparte ficheros de calendario con amigos o compañeros de trabajo es bastante posible que tenga que configurar su zona horaria. Para hacerlo:

También puede configurar información específica de la zona horaria a la hora de inicio y fin de cada cita. Abra una nueva cita y haga clic sobre el globo terráqueo para elegir la zona horaria acordada para la reunión. Por ejemplo, si vive en Almería, España, y tiene una reunión telefónica para la tarde con alguien en Veracruz, México, debe asegurarse que no se hacen las llamadas con varias horas de diferencia. Usar las zonas horarias adecuadas en cada cita ayuda a evitar esa confusión potencial.

Puede tener varios tipos de Alarmas con cualquier antelación a la cita que ha planificado. Puede tener un recordatorio de cada uno de los siguientes tipos:

La Clasificación sólo se aplica a los calendarios compartidos en red. La categoría predeterminada es Publico, y una cita pública puede ser examinada por cualquier miembro del calendario compartido. Privado es un nivel de seguridad y Confidencial es un nivel aún más alto.

Evolution puede planificar su disponibilidad si está usando Ximian Connector en un servidor Microsoft Exchange 2000. Para obtener más información acerca de Ximian Connector consulte Capítulo 7. Ximian Connector para Microsoft Exchange.

Para fijar su cita como libre u ocupada, haga clic en el cuadro de la sección Mostrar tiempo como del Editor de citas.

Si lleva una vida ajetreada, Evolution puede ayudarle a clasificar sus citas . Esta clasificación se realiza en la sección al pie de la ficha Cita.

Añadir una categoría de citas nueva

Para agregar una categoría nueva a la lista de categorías, haga clic en Editar lista maestra de categorías y a continuación en Pulse aquí para añadir una categoría.

Las categorías le permiten conocer todas las citas con actividades parecidas. Para ello, en la vista del calendario, cambie Cualquier campo contiene a La categoría es e introduzca a su derecha el nombre de la categoría.

Haga clic en Categorías para desplegar una lista de categorías. Para asociar las categorías a la cita sencillamente marque cada casilla de comprobación.

Una vez que ha elegido las categorías haga clic en Aceptar. Las categorías elegidas se muestran en un cuadro a la derecha del botón Categorías

La ficha Repetición sirve para describir la periodicidad de las citas que puede variar desde diaria hasta cada 100 años. Puede elegir una hora y una fecha a la que quiere que la cita deje de ser periódica y, en la sección Excepciones, elegir días individuales en los que la cita no tendrá lugar. Haga su selección de izquierda a derecha y podrá construir una frase: "cada dos semanas en lunes y viernes hasta el 23 de junio de 2004" o "de cada mes el primer viernes en 12 ocasiones".

Cuando ha terminado con todos los detalles haga clic en el icono del disco en la barra de tareas para guardar la cita y cerrar la ventana del editor. Si lo desea, puede modificar el resumen de una cita en la vista del calendario: haga clic sobre ella y escriba directamente. Para modificar el resto de detalles, haga clic con el botón derecho sobre la cita y elija Abrir.

Evolution sirve para organizar reuniones de grupos y ayudarle a gestionar las respuestas a las solicitudes de reunión

Al crear una reunión o una cita en grupo puede especificar a los asistentes en varias categorías como "presidencia" o "participante requerido". Cuando guarde su lista, cada invitado recibirá un mensaje con los datos de la cita y tendrán la opción de responder.

Para planificar una reunión:

Ahora cada uno de los destinatarios recibirá un mensaje con su invitación al evento.

Las solicitudes de reunión se envían como adjuntos iCal. Para verlos dentro de la ventana de correo y responder, haga clic en el icono del anexo. Se mostrarán todos los detalles del evento incluyendo la hora y las fechas. A continuación, elija su respuesta a la invitación:

Haga clic en Aceptar para enviar un mensaje al organizador con su respuesta. Si acepta, el evento se incluirá en su calendario.

Existen sin embargo algunas limitaciones a la hora de agregar una reunión al calendario: el organizador de una reunión es el único que puede agregar participantes. Como asistente, sólo tendrá la opción de aceptar o declinar la invitación.

Tras incluir una reunión a su calendario, puede hacer cambios en su copia —cambiar la descripción, marcarse usted mismo como el organizador, invitar a más personas, etc— pero tenga presente que si el autor original envía otra actualización sus cambios pueden ser sobreescritos.

Cuando reciba una respuesta a su invitación de reunión, podrá verla incluida dentro del mensaje. Haga clic con el botón derecho sobre el adjunto y elija Ver incluido. Al pie, haga clic en Aceptar para actualizar su lista de asistentes.

Además de las herramientas estándar de planificación de reuniones puede usar la vista de disponibilidad para comprobar de antemano si la gente estará ocupada o no. Por ahora, la vista de disponibilidad sólo funciona con servidores Microsoft Exchange. Sin embargo puede usar las invitaciones en la forma de eventos iCal para coordinar las agendas con otras personas sin importar qué servidor esté usando.

Para acceder a la vista de disponibilidad:

Lista de asistentes

La Lista de asistentes muestra a las personas que han sido invitadas a la reunión y el estado de sus confirmaciones de asistencia.

Cuadrícula de planificación

La Cuadrícula de planificación muestra la información de disponibilidad publicada de los invitados. Aquí es donde puede comparar las planificaciones de las personas para buscar tiempo libre en el que encajar la reunión.

Planificador de reuniones

El Planificador de reuniones permite planear la reunión en la ventana de Disponibilidad.