La organización de la libreta de direcciones se asemeja mucho a la de sus mensajes. Puede utilizar carpetas y búsquedas como hace con los mensajes, pero la libreta de direcciones no admite carpetas virtuales. Sin embargo, sí permite clasificar cada tarjeta mediante numerosos criterios, así como crear criterios personales. Acerca de las categorías, consulte “Agrupación por categorías”.
Evolution dispone de dos métodos para organizar sus tarjetas. El primer método son las carpetas; su funcionamiento es similar al de las carpetas de mensajes. Para mayor flexibilidad, puede utilizar marcas para asociar los contactos con diferentes categorías. Además, para mejorar la integración con las herramientas de correo, es posible crear listas de contactos a cuya dirección puede escribir mensajes, como si se tratara de una persona individual.
Las carpetas son la forma más sencilla de agrupar tarjetas de direcciones. De forma predeterminada, las tarjetas se encuentran originalmente en la carpeta Contactos. Si se leyó Capítulo 1. Primeros pasos con Ximian Evolution, ya sabe cómo crear una carpeta nueva, con Archivo->Nuevo->Carpeta, y que puede ubicarlas donde prefiera. Como ocurre con los mensajes, las tarjetas pueden colocarse en una carpeta asociada, y la misma tarjeta no puede aparecer en dos lugares a la vez. Si desea mayor flexibilidad, consulte “Agrupación por categorías”.
Para colocar una tarjeta dentro de una carpeta, arrástrela desde la vista de carpetas. Recuerde que las tarjetas de contactos sólo pueden moverse a carpetas específicas de tarjetas, del mismo modo que las carpetas de mensajes sólo admiten mensajes, y las carpetas de calendarios, sólo calendarios.
El otro método para agrupar tarjetas consiste en marcarlas como pertenecientes a diferentes categorías. Por tanto, puede asociar una tarjeta con numerosas categorías, o no asociarla. Por ejemplo, la tarjeta de mi amigo Mateo tiene asociadas las categorías «Trabajo», porque trabaja conmigo; «Amigos» porque también es un amigo mío; y «Frecuentes», porque siempre que le llamo, nunca recuerdo su número de teléfono.
Para asociar una tarjeta con una categoría, haga clic en Categorías en la parte inferior derecha. En el cuadro de diálogo, active las casillas de todas las categorías que prefiera.
Para crear una lista de contactos:
Abra el cuadro de diálogo de creación de lista: haga clic en New->Lista de contactos o seleccione Archivo -> Nuevo -> Lista de contactos .
Escriba un nombre en la lista.
Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los contactos, o arrástrelos desde la ventana principal, hasta la lista.
Especifique si prefiere ocultar las direcciones cuando envía un mensaje a la lista. A menos que se trate de una lista muy pequeña, se recomienda dejar ocultas estas direcciones. Este funcionamiento es similar al de la característica «Bcc:», comentada en “Especificar destinatarios de correo electrónico”.
Cuando ha terminado, haga clic en Aceptar. La lista de contactos aparece como una tarjeta más, que puede utilizar como las demás. Esto incluye la posibilidad de enviar la lista a otra persona y, por supuesto, la de enviar un mensaje a la lista.
Para enviar un mensaje a la lista, abra un mensaje nuevo y escriba el nombre correspondiente. Al enviarlo, Ximian Evolution transmitirá el mensaje a todos los miembros de la lista. También puede hacer clic con el botón derecho en la tarjeta correspondiente en la libreta de direcciones, y seleccionar Enviar un mensaje a la lista.
Ximian Evolution no puede almacenar listas de contactos en servidores Exchange.