Redacción de nuevos mensajes de correo

Envío posterior de un mensaje ya redactado

Evolution transmite el mensaje inmediatamente, a menos que le ordene lo contrario: para ello, seleccione Archivo->Enviar más tarde. Esta operación deposita su mensaje en espera en la cola de la carpeta de salida. La función «Enviar más tarde» es especialmente útil si se conecta a Internet con un módem, y paga su conexión por tiempo: puede así mantenerse desconectado hasta que, llegado el momento, se conecta y envía todo su correo de una sola vez. El correo de la carpeta de salida se transmite cuando hace clic en Enviar / Recibir en la ventana principal.

Para obtener información acerca de cómo configurar la cola de mensajes y el comportamiento de los filtros, consulte la sección de nombre Configuración del correo en el capítulo de nombre Configuración avanzada.

También puede optar por guardar los mensajes bajo la forma de borradores, o de archivos de texto. Las opciones de que dispone son las siguientes:

• Elija Archivo->Guardar borrador para almacenar sus mensajes en la carpeta de borradores, hasta su revisión posterior.

• Si prefiere enviar el mensaje más tarde, elija Enviar más tarde. De esta forma, el mensaje se agrega a la cola y lo podrá enviar junto con otros en una misma operación.

• Si prefiere guardar su mensaje como un archivo de texto, seleccione Guardar como y elija un nombre de archivo.

Trabajo en modo desconectado

La herramienta de trabajo en modo desconectado ha sido concebida para utilizarla a través conexiones telefónicas, o para usuarios de ordenadores portátiles que carecen de conexión permanente a la red. Permite conservar en caché los mensajes recibidos, así como redactar y dejar sus propios mensajes en la carpeta de salida mientras se encuentra desconectado de la red, a la espera de poder enviarlos la siguiente vez que se conecta a la red.

Seleccione Archivo->Trabajar desconectado para que Ximian Evolution se desconecte de Internet mientras trabaja. Cuando quiera volver a conectar, elija Archivo->Trabajar conectado. También puede hacer clic en el icono de conexión en la parte izquierda de la ventana.

Si utiliza el protocolo de correo POP, todos los mensajes estarán disponibles, porque se almacenan en local. Si utiliza el protocolo de correo IMAP o un servidor Exchange, los mensajes se almacenan en remoto, y el modo de acceder a ellos varía ligeramente.

Los mensajes leídos se almacenan en caché local, por tanto, estarán disponibles aunque se encuentre sin conexión. Los mensajes sin leer se descargan y están disponibles en modo desconectado si la carpeta utilizada está configurada como carpeta desconectada. Para configurar una carpeta desconectada, seleccione Configuración->Preferencias y haga clic en el icono Carpetas. En la ficha Carpetas desconectadas, active las casillas correspondientes a las carpetas que desea poder utilizar mientras se encuentra en modo desconectado. A continuación, cuando selecciona Ir a modo desconectado, Evolution extrae y almacena su contenido para su consulta posterior.

Más acerca de la redacción de mensajes

Las secciones siguientes le muestran características de correo avanzadas de Evolution, como por ejemplo la administración de listas de destinatarios de gran tamaño, de adjuntos y el reenvío de correo.

Especificación de los destinatarios del mensaje

Evolution, como la mayoría de los clientes de correo, reconoce tres categorías de destinatarios: principal, secundario y oculto (en inglés: «blind», camuflado).

La forma más sencilla para indicar una o varias direcciones de correo electrónico es el campo Para:, donde se indican los destinatarios principales. Para enviar correo a más personas que a las principales, utilice el campo Cc:.

Si nos atenemos a las explicaciones de los que vivieron en edades primitivas, en las que se utilizaban máquinas de escribir y no existían fotocopiadoras, las siglas «Cc» provienen de «copia carbón». Utilice este campo cuando desea compartir el mensaje que acaba de escribir con terceras personas.

Bcc: es un poco más complejo. Se utiliza como el campo Cc:, pero las direcciones del campo Bcc: quedan ocultas para los demás destinatarios del mensaje. Utilice este campo para enviar un mensaje a un grupos de numerosas personas, en particular si no se conocen o no conviene que se conozcan por razones de privacidad. Si el campo Bcc: no es visible, haga clic en Vista->Campo Bcc.

Si escribe frecuentemente al mismo grupo de personas, puede crear listas de direcciones en el administrador de contactos: podrá enviar un mensaje a todas como si se tratara de una única dirección. Para obtener información acerca de cómo proceder, lea la sección de nombre Creación de una lista de contactos en el capítulo de nombre Trabajar con contactos.

	Configuración del campo Responder a, en función del mensaje
	Evolution ofrece la posibilidad de especificar el campo Responder de un mensaje. Esta configuración puede modificarse para un mensaje específico. Para ello: Abra una ventana del editor Para abrir el campo Responder a, seleccione Vista->Responder a Escriba la dirección de contestación deseada en el nuevo campo.

Contestación a mensajes de correo

Para contestar a un mensaje, haga clic en Responder: cuando está seleccionado, o elija la opción Responder al remitente: en el menú contextual del mensaje. Se abre el editor de mensajes. Los campos Para: y Asunto: ya están completados, aunque puede modificarlos si lo prefiere. Además, el texto completo del mensaje anterior aparece insertado dentro del nuevo mensaje. Para indicar que se trata del mensaje anterior, aparece en gris (con la vista en formato HTML) o con el carácter prefijo > delante de cada línea (en modo de texto sencillo). Suele ser frecuente intercalar la respuesta entre citas del mensaje original, como se muestra en la Figura 3.

Si el mensaje recibido iba destinado a varios destinatarios, puede ser apropiado utilizar la función Responder a todos en lugar de Responder. Cuando los campos Cc: o Para: incluyen numerosas direcciones, esto permite ahorrar mucho tiempo.

Si está suscrito a una lista de correo, y desea enviar su respuesta a la lista en lugar de al remitente, elija Responder a la lista en lugar de las funciones Responder o Responder a todos.

¿Qué es una lista de correo?

Las listas de correo son una de las herramientas más comunes para la colaboración en grupo a través de Internet. Funcionan de la forma siguiente: una persona envía un mensaje a una única dirección, como <evolution@ximian.com>. Esta dirección pertenece a un programa que distribuye el mensaje a una lista de destinatarios. Dicho programa administrador de correo permite que personas individuales puedan suscribirse o cancelar su suscripción a la lista cuando quieren, y éstas no tienen que preocuparse por almacenar las direcciones de cada uno de los miembros de la lista. Los servidores de listas de correo también permiten a los administradores de red controlar el flujo de mensajes, la lista de suscripciones, e incluso moderar el contenido de las listas de correo.

Funciones de búsqueda y sustitución en el editor

Sin duda ya conoce las funciones de búsqueda y sustitución existentes en muchos tipos de procesadores de texto; además, si está familiarizado con el entorno Linux o Unix, probablemente conoce las posibilidades de la función Buscar regex. Si no pertenece al gremio de quienes comparten esta sabiduría, le proporcionamos a continuación una guía rápida de las características de búsqueda automatizadas que el editor de mensajes pone a su disposición.

Con todas estas opciones del menú, puede optar por Buscar hacia atrás en el documento, a partir de la posición del cursor. En todos los casos, excepto para expresiones regulares (que no lo necesitan), la casilla Sensible a mayúsculas permite especificar el tipo de coincidencia utilizada.

Mejora del correo con formato HTML

Normalmente, no puede aplicar estilos de texto ni insertar imágenes en sus mensajes. Para evitar que el correo electrónico aparente ser algo frío y poco comunicativo, las personas suelen recurrir en exceso a los signos de admiración para transmitir sus emociones. Sin embargo, la mayoría de los clientes de correo recientes son capaces de mostrar imágenes y estilos de texto, así como justificar y aplicar formato a los párrafos. Esto se consigue utilizando el formato HTML, exactamente como para las páginas Web.

	El formato HTML no es la configuración predeterminada
	Muchas personas no utilizan clientes compatibles con el formato HTML, o prefieren no recibir estos mensajes mejorados, porque son más lentos de descargar y mostrar. Dado que muchas personas prefieren no recibir mensajes en formato HTML, Evolution utiliza texto sencillo a menos que lo solicite de forma explícita.

Para modificar el formato de un mensaje de correo de texto sencillo a formato HTML, seleccione Formato-> HTML.

Para enviar de forma predeterminada todos los mensajes en formato HTML, establezca sus preferencias de formato en el cuadro de diálogo de configuración del correo. Para obtener más información, consulte la sección de nombre Preferencias del editor de correo en el capítulo de nombre Configuración avanzada.

Las herramientas de formato HTML aparecen en la la barra de herramientas por encima del área donde redacta su mensaje, así como en los menús Insertar y Formato.

Los iconos de la barra de herramientas se describen con pistas, que aparecen cuando los sobrevuela. Los iconos se dividen en cuatro categorías:

El botón Insertar le ofrece sugerencias acerca de cómo acicalar su mensaje, para dejarlo a su gusto:

1. Seleccione el texto que desea convertir en hipervínculo.

2. Haga clic con el botón derecho en el texto y seleccione Enlace

3. Escriba la dirección del vínculo en el campo URL.

4. Haga clic en Aceptar.

Para agregar una imagen al mensaje en formato HTML:

1. Seleccione Insertar->Imagen.

2. Haga clic en Explorar para seleccionar la imagen deseada en el mensaje.

3. En el lado derecho de la ventana, elija la justificación, borde y otros atributos de la imagen. Si modifica los atributos de tamaño, la imagen se amplía o reduce para ajustarse al tamaño elegido.

4. Si desea convertir la imagen en un vínculo activo, escriba la dirección URL en la ficha Enlace de la ventana.

5. Cuando termine, haga clic en Insertar par agregar la imagen en el mensaje.

Puede insertar una imagen en el fondo del mensaje: haga clic con el botón derecho en el fondo del mensaje y seleccione Página. Este diálogo también le permite seleccionar el color de fondo y establecer otras opciones genéricas del mensaje HTML.

Uso de tablas en mensajes

Evolution le permite incluir tablas en los mensajes en formato HTML con el fin de organizar su redacción. Estas tablas son versiones simplificadas de las que pueden ofrecer hojas de cálculo como Gnumeric.

Para incluir una tabla en el mensaje:

1. Cree un nuevo mensaje: haga clic en mensaje nuevo.

2. Asegúrese de activar el selector de Formato ->HTML .

3. Seleccione Insertar -> Tabla o haga clic en Tabla en la barra de herramientas.

4. Seleccione el patrón, o estilo, deseado para la tabla.

5. Defina el número de filas y columnas deseado.

6. Haga clic en el botón Insertar.

7. Haga clic en una celda y escriba texto en la tabla.

También puede modificar una tabla después de creada. Haga clic con el botón derecho sobre ella y seleccione Tabla para abrir de nuevo la ventana del editor de tablas. También puede utilizar las opciones de menús Borrar tabla e Insertar tabla.

	Eliminación de una tabla completa
	Para eliminar toda la tabla, haga clic con el botón derecho en una tabla u otro objeto HTML del mensaje y seleccione Borra tabla->Tabla. Los componentes (su firma, un patrón o una imagen) que incluye en un mensaje en formato HMTL, utilizan tablas que este atajo permite eliminar de forma completa y rápida.

Reenvío de correo

Su oficina de correos le reenvía el correo cuando cambia de dirección, y también puede reenviar una carta que le llega por error. El botón Reenviar funciona de forma similar. Esta función es especialmente útil cuando recibe un mensaje que puede interesarle a otra persona. Puede reenviar un mensaje como adjunto a un nuevo mensaje (es el valor predeterminado), o enviarlo incluido dentro del mensaje. El reenvío de adjuntos es preferible si desea volver a enviar el mensaje completo y sin alterar. El reenvío con el mensaje incluido es preferible si sólo desea enviar partes del mensaje, o si prefiere intercalar comentarios a secciones separadas del mensaje. Recuerde apuntar el nombre del remitente, y en su caso, si borró o modificó contenidos.

Para reenviar el mensaje mientras lo lee, haga clic en Reenviar en la barra de herramientas, o seleccione Mensaje->Reenviar. Si prefiere reenviar el mensaje incluido en lugar de adjunto, seleccione Mensaje->Reenviar incluido en el menú. Elija los destinatarios como lo haría para un mensaje nuevo; el asunto ya aparece, pero puede modificarlo. Escriba sus comentarios al mensaje dentro de cuadro de edición y haga clic en Enviar.

Las siete reglas de cortesía

• No envíe correo basura ni reenvíe mensajes de cadena. Pase por alto cualquier bulo o leyenda urbana, y asegúrese de que el mensaje no incluye varias capas de prefijos (el signo >), que señalan reenvíos múltiples de forma descuidada.

• Comience y termine siempre con una fórmula de saludo. Diga «por favor» y «gracias», exactamente como lo haría en la vida real. Puede hacer chistes cortos, pero ¡qué tengan gracia!

• ¡ESCRIBIR EN MAYÚSCULA SIGNIFICA QUE ESTÁ HABLANDO A GRITOS! No escriba todo un mensaje con mayúsculas. Acabará dejando sordo a su lector.

• Pase el corrector y escriba frases completas. De forma predeterminada, a medida que escribe, Evolution presenta una línea roja por debajo de las palabras que no reconoce.

• No envíe mensajes desagradables ni agresivos (en inglés «flame, flaming»). Si recibe alguno, no conteste.

• Cuando escribe una respuesta o un reenvío, incluya justo la parte del mensaje necesaria para facilitar el contexto: ni demasiado, ni demasiado poco..

• No envíe correo basura.

Creación de mensajes de fantasía

Evolution ofrece muchas posibilidades gracias a las características del formato HTML. Crear un mensaje que sea a la vez funcional y atractivo a la vista puede ser todo un desafío. Las secciones siguientes incluyen consejos para mejorar la funcionalidad de sus mensajes, al tiempo que ofrecer una presentación más atrayente.