El desarrollo de una auditoría se basa en la aplicación de normas, técnicas y procedimientos de auditoría. Para nuestro caso, estudiaremos aquellas enfocadas a la auditoría en informática.
Es fundamental mencionar que para el auditor en informática conocer los productos de software que han sido creados para apoyar su función aparte de los componentes de la propia computadora resulta esencial, esto por razones económicas y para facilitar el manejo de la información.
El auditor desempeña sus labores mediante la aplicación de una serie de conocimientos especializados que vienen a formar el cuerpo técnico de su actividad. El auditor adquiere responsabilidades, no solamente con la persona que directamente contratan sus servicios, sino con un número de personas desconocidas para él que van a utilizar el resultado de su trabajo como base para tomar decisiones.
La auditoría no es una actividad meramente mecánica, que implique la aplicación de ciertos procedimientos cuyos resultados, una vez llevados a cabo son de de carácter indudable. La auditoría requiere el ejercicio de un juicio profesional, sólido maduro, para juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos[37].
Según se describe en [bib-imcp], las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña ya la información que rinde como resultado de este trabajo.
Las normas de auditoría se clasifican en:
Normas personales.
Normas de ejecución del trabajo.
Normas de información.
son cualidades que el auditor debe tener para ejercer sin dolo una auditoría, basados en un sus conocimientos profesionales así como en un entrenamiento técnico, que le permita ser imparcial a la hora de dar sus sugerencias.
son la planificación de los métodos y procedimientos, tanto como papeles de trabajo a aplicar dentro de la auditoría.
son el resultado que el auditor debe entregar a los interesados para que se den cuenta de su trabajo, también es conocido como informe o dictamen.
Se define a las técnicas de auditoría como “los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias”.
Al aplicar su conocimiento y experiencia el auditor, podrá conocer los datos de la empresa u organización a ser auditada, que pudieran nesecitar una mayor atención.
Las técnicas procedimientos están estrechamente relacionados, si las técnicas no son elegidas adecuadamente, la auditoría no alcanzará las normas aceptadas de ejecución, por lo cual las técnicas así como los procedimientos de auditoría tienen una gran importancia para el auditor.
Según el IMCP en su libro Normas y procedimientos de auditoría las técnicas se clasifican generalmente con base en la acción que se va a efectuar, estas acciones pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por examen físico.
Siguiendo esta clasificación las técnicas de auditoría se agrupan específicamente de la siguiente manera:
Estudio General
Análisis
Inspección
Confirmación
Investigación
Declaración
Certificación
Observación
Cálculo
Al conjunto de técnicas de investigación aplicables a un grupo de hechos o circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinión del auditor dentro de una auditoría, se les dan el nombre de procedimientos de auditoría en informática.
La combinación de dos o más procedimientos, derivan en programas de auditoría, y al conjunto de programas de auditoría se le denomina plan de auditoría, el cual servirá al auditor para llevar una estrategia y organización de la propia auditoría.
El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar los hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultánea.
En General los procedimientos de auditoría permiten:
Obtener conocimientos del control interno.
Analizar loas características del control interno.
Verificar los resultados de control interno.
Fundamentar conclusiones de la auditoría.
Por esta razón el auditor deberá aplicar su experiencia y decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría serán los mas indicados par obtener su opinión.
Dentro de este trabajo, desarrollaremos diversos tipos de técnicas y procedimientos de auditoría, de los cuales destacan el análisis de datos, ya que para las organizaciones el conjunto de datos o información son de tal importancia que es necesario verificarlos y comprobarlos, así también tiene la misma importancia para el auditar ya que debe de utilizar diversas técnicas para el análisis de datos, basados en [bib-solis-2002], las cuales se describen a continuación.
esta técnica se emplea para efectuar una comparación de código (fuente, objeto o comandos de proceso) entre la versión de un programa en ejecución y la versión de un programa piloto que ha sido modificado en forma indebida, para encontrar diferencias.
esta técnica emplea un software especializado que permite analizar los programas en ejecución, indicando el número de veces que cada línea de código es procesada y las de las variables de memoria que estuvieron presentes.
Se emplea para analizar los programas de una aplicación. El análisis puede efectuarse en forma manual (en cuyo caso sólo se podría analizar el código ejecutable).
Se emplea para verificar que los procedimientos de control incluidos los programas de una aplicación funcionen correctamente. Los datos de prueba consisten en la preparación de una serie de transacciones que contienen tanto datos correctos como datos erróneos predeterminados.
Técnica muy similar a la anterior, con la diferencia de que en ésta se debe crear una entidad, falsa dentro de los sistemas de información.
Existen varios tipos de bitácoras que pueden ser analizadas por el auditor, ya sea en forma manual o por medio de programas especializados, tales como bitácoras de fallas del equipo, bitácoras de accesos no autorizados, bitácoras de uso de recursos, bitácoras de procesos ejecutados.
Técnica muy utilizada que consiste en desarrollar programas o módulos que simulen a los programas de un sistema en producción. El objetivo es procesar los dos programas o módulos de forma paralela e identificar diferencias entre los resultados de ambos.
Dentro de las organizaciones todos los procesos necesitan ser evaluados a través del tiempo para verificar su calidad en cuanto a las necesidades de control, integridad y confidencialidad, este es precisamente el ámbito de esta técnica, a continuación se muestran los procesos de monitoreo:
M1 Monitoreo del proceso.
M2 Evaluar lo adecuado del control Interno.
M3 Obtención de aseguramiento independiente.
M4 Proveer auditoría independiente.
Asegura el logro de los objetivos para los procesos de TI, lo cual se logra definiendo por parte de la gerencia reportes e indicadores de desempeño y la implementación de sistemas de soporte así como la atención regular a los reportes emitidos.
Para ello la gerencia podrá definir indicadores claves de desempeño y factores críticos de éxito y compararlos con los niveles propuestos para evaluar el desempeño de los procesos de la organización.
Asegura el logro de los objetivos de control interno establecidos para los procesos de TI, para ello se debe monitorear la efectividad de los controles internos a través de actividades administrativas, de supervisión, comparaciones, acciones rutinarias, evaluar su efectividad y emitir reportes en forma regular[38].
Incrementa los niveles de confianza entre la organización, clientes y proveedores, este proceso se lleva a cabo a intervalos regulares de tiempo.
Para ello la gerencia deberá obtener una certificación o acreditación independiente de seguridad y control interno antes de implementar nuevos servicios de tecnología de información que resulten críticos, así como para trabajar con nuevos proveedores de servicios de tecnología de información, luego la gerencia deberá adoptar como trabajo rutinario tanto hacer evaluaciones periódicas sobre la efectividad de los servicios de tecnología de información, de los proveedores de estos servicios así como también asegurarse el cumplimiento de los compromisos contractuales de los servicios de tecnología de información y de los proveedores de dichos servicios.
Incrementa los niveles de confianza de recomendaciones basadas en mejores prácticas de su implementación, lo que se logra con el uso de auditorías independientes desarrolladas a intervalos regulares de tiempo.
Para ello la gerencia deberá establecer los estatutos para la función de auditoría, destacando en este documento la responsabilidad, autoridad y obligaciones de la auditoría.
El auditor deberá ser independiente del auditado, esto significa que los auditores no deberán estar relacionados con la sección o departamento que esté siendo auditado y en lo posible deberá ser independiente de la propia empresa, esta auditoría deberá respetar la ética y los estándares profesionales, seleccionando para ello auditores que sean técnicamente competentes, es decir que cuenten con habilidades y conocimientos que aseguren tareas efectivas y eficientes de auditoría informática.
La función de la auditoría informática deberá proporcionar un reporte que muestre los objetivos, período de cobertura, naturaleza y trabajo de auditoría realizado, así como también la organización, conclusión y recomendaciones relacionadas con el trabajo de auditoría informática llevado a cabo.
Hoy en día los sistemas de cómputo se encuentran expuestos a distintas amenazas, las vulnerabilidades de los sistemas aumentan, al mismo tiempo que se hacen más complejos, el número de ataques también aumenta, por lo anterior las organizaciones deben reconocer la importancia y utilidad de la información contenida en las bitácoras de los sistemas de computo así como mostrar algunas herramientas que ayuden a automatizar el proceso de análisis de las mismas.
El crecimiento de Internet enfatiza esta problemática, los sistemas de cómputo generan una gran cantidad de información, conocidas como bitácoras o archivos logs, que pueden ser de gran ayuda ante un incidente de seguridad, así como para el auditor.
Una bitácora puede registrar mucha información acerca de eventos relacionados con el sistema que la genera los cuales pueden ser:
Fecha y hora.
Direcciones IP origen y destino.
Dirección IP que genera la bitácora.
Usuarios.
Errores.
La importancia de las bitácoras es la de recuperar información ante incidentes de seguridad, detección de comportamiento inusual, información para resolver problemas, evidencia legal, es de gran ayuda en las tareas de cómputo forense.
Las Herramientas de análisis de bitácoras mas conocidas son las siguientes:
Para UNIX, Logcheck, SWATCH.
Para Windows, LogAgent
Las bitácoras contienen información crítica es por ello que deben ser analizadas, ya que están teniendo mucha relevancia, como evidencia en aspectos legales.
El uso de herramientas automatizadas es de mucha utilidad para el análisis de bitácoras, es importante registrar todas las bitácoras necesarias de todos los sistemas de cómputo para mantener un control de las mismas.
La utilización de equipos de computación en las organizaciones, ha tenido una repercusión importante en el trabajo del auditor, no sólo en lo que se refiere a los sistemas de información, sino también al uso de las computadoras en la auditoría.
Al llevar a cabo auditorías donde existen sistemas computarizados, el auditor se enfrenta a muchos problemas de muy diversa condición, uno de ellos, es la revisión de los procedimientos administrativos de control interno establecidos en la empresa que es auditada.
La utilización de paquetes de programas generalizados de auditoría ayuda en gran medida a la realización de pruebas de auditoría, a la elaboración de evidencias plasmadas en los papeles de trabajo.
Según [bib-zavaro-martinez] las técnicas de auditoría Asistidas por Computadora (CAAT) son la utilización de determinados paquetes de programas que actúan sobre los datos, llevando a cabo con más frecuencia los trabajos siguientes:
Selección e impresión de muestras de auditorías sobre bases estadísticas o no estadísticas, a lo que agregamos, sobre la base de los conocimientos adquiridos por los auditores.
Verificación matemática de sumas, multiplicaciones y otros cálculos en los archivos del sistema auditado.
Realización de funciones de revisión analítica, al establecer comparaciones, calcular razones, identificar fluctuaciones y llevar a cabo cálculos de regresión múltiple.
Manipulación de la información al calcular subtotales, sumar y clasificar la información, volver a ordenar en serie la información, etc.
Examen de registros de acuerdo con los criterios especificados.
Búsqueda de alguna información en particular, la cual cumpla ciertos criterios, que se encuentra dentro de las bases de datos del sistema que se audita.
Consecuentemente, se hace indispensable el empleo de las CAAT que permiten al auditor, evaluar las múltiples aplicaciones específicas del sistema que emplea la unidad auditada, el examinar un diverso número de operaciones específicas del sistema, facilitar la búsqueda de evidencias, reducir al mínimo el riesgo de la auditoría para que los resultados expresen la realidad objetiva de las deficiencias, así como de las violaciones detectadas y elevar notablemente la eficiencia en el trabajo.
Teniendo en cuenta que se hacía imprescindible auditar sistemas informáticos; así como diseñar programas auditores, se deben incorporar especialistas informáticos, formando equipos multidisciplinarios capaces de incursionar en las auditorías informáticas y comerciales, independientemente de las contables, donde los auditores que cumplen la función de jefes de equipo, están en la obligación de documentarse sobre todos los temas auditados.
De esta forma los auditores adquieren más conocimientos de los diferentes temas, pudiendo incluso, sin especialistas de las restantes materias realizar análisis de esos temas, aunque en ocasiones es necesario que el auditor se asesore con expertos, tales como, ingenieros industriales, abogados, especialistas de recursos humanos o de normalización del trabajo para obtener evidencia que le permita reunir elementos de juicio suficientes.
En un ambiente de evolución permanente, determinado por las actuales tendencias mundiales, las cuales se centran en el plano económico soportadas por la evolución tecnológica, surge la necesidad de que la función de auditoría pretenda el mejoramiento de su gestión.
La práctica de nuevas técnicas para evaluar el control interno a través de las cuales, la función de auditoría informática pretende mejorar la efectividad de su función y con ello ofrecer servicios más eficientes y con un valor agregado.
La evolución de la teoría del control interno se definió en base a los principios de los controles como mecanismos o prácticas para prevenir, identificar actividades no autorizadas, más tarde se incluyó el concepto de lograr que las cosas se hagan; la corriente actual define al control como cualquier esfuerzo que se realice para aumentar las posibilidades de que se logren los objetivos de la organización.
En este proceso evolutivo se considera actualmente, y en muchas organizaciones que el director de finanzas, contralor o al director de auditoría como los responsables principales del correcto diseño y adecuado funcionamiento de los controles internos.
Las empresas u organizaciones deben buscar formas o fórmulas que las dirijan hacia una mayor calidad, para poder ser competitivos, una de estas herramientas o fórmulas es el Benchmarking.
Existen varios autores que han estudiado el tema, y de igual manera existen una gran cantidad de definiciones de lo que es benchmarking, a continuación se presentan algunas definiciones.
Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.[39]
Esta definición presenta aspectos importantes tales como el concepto de continuidad, ya que benchmarking no sólo es un proceso que se hace una vez y se olvida, sino que es un proceso continuo y constante.
Según la definición anterior podemos deducir que se puede aplicar benchmarking a todas las facetas de las organizaciones, y finalmente la definición implica que el benchmarking se debe dirigir hacia aquellas organizaciones y funciones de negocios dentro de las organizaciones que son reconocidas como las mejores.
Entre otras definiciones tenemos la extraída del libro Benchmarking de , la cual es: “benchmarking es un proceso sistemático y continúo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia”.
Como vemos en esta definición se vuelve a mencionar el hecho de que benchmarking es un proceso continuo, también se presenta el término de comparación y por ende remarca la importancia de la medición dentro del benchmark.
Estos autores se centran, a parte de la operaciones del negocio, en la calidad y en la productividad de las mismas, considerando el valor que tienen dichas acciones en contra de los costos de su realización lo cual representa la calidad, y la relación entre los bienes producidos y los recursos utilizados para su producción, lo cual se refiere a la productividad.
Por lo que podemos ver existen varias definiciones sobre lo que es benchmarking, y aunque difieren en algunos aspectos también se puede notar que concuerdan o presentan una serie de elementos comunes.
Para empezar en la mayoría de ellas se resalta el hecho de que benchmarking es un proceso continuo que al aplicarla en nuestra empresa resuelva los problemas de la misma, sino que es un proceso que se aplicará una y otra vez ya que dicho proceso está en búsqueda constante de las mejores prácticas de la industria, y como sabemos la industria está en un cambio constante y para adaptarse a dicho cambio desarrolla nuevas practicas, por lo que no se puede asegurar que las mejores prácticas de hoy lo serán también de mañana.
También se vio en las diferentes definiciones que este proceso no sólo es aplicable a las operaciones de producción, sino que puede aplicarse a todas la fases de las organizaciones, por lo que benchmarking es una herramienta que nos ayuda a mejorar todos los aspectos y operaciones del negocio, hasta el punto de ser los mejores en la industria, observando aspectos tales como la calidad y la productividad en el negocio.
De igual manera podemos concluir que es de suma importancia como una nueva forma de administrar ya que cambia la práctica de compararse sólo internamente a comparar nuestras operaciones en base a estándares impuestos externamente por las organizaciones conocidas como las de excelencia dentro de la industria.
Dentro del benchmarking existen los siguientes tipos:[40]
en la mayor parte de las grandes organizaciones con múltiples divisiones o internacionales hay funciones similares en diferentes unidades de operación, una de las investigaciones de benchmarking más fácil es comparar estas operaciones internas, también debe contarse con facilidad con datos e información y no existir problemas de confidencialidad y los datos ser tan amplios y completos como se desee.
Este primer paso en las investigaciones de benchmarking es una base excelente no sólo para descubrir diferencias de interés sino también centrar la atención en los temas críticos a que se enfrentara o que sean de interés para comprender las practicas provenientes de investigaciones externas, también pueden ayudar a definir el alcance de un estudio externo.
los competidores directos de productos son contra quienes resulta más obvio llevar a cabo el benchmarking, ellos cumplirían, o deberían hacerlo, con todas las pruebas de comparabilidad, en definitiva cualquier investigación de benchmarking debe mostrar cuales son las ventajas y desventajas comparativas entre los competidores directos.
Uno de los aspectos más importantes dentro de este tipo de investigación a considerar es el hecho que puede ser realmente difícil obtener información sobre las operaciones de los competidores, quizá sea imposible obtener información debido a que está patentada y es la base de la ventaja competitiva de la empresa.
algunas funciones o procesos en las organizaciones son las mismas, el beneficio de esta forma de benchmarking, es que se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la organización propia del investigador. Este tipo de investigación tiene la posibilidad de revelar lo mejor de las mejores prácticas, la necesidad de objetividad y receptividad por parte del investigador.
Que mejor prueba que la posibilidad de ponerlo en práctica si se pudiera obtener que el hecho de que la tecnología ya se ha probado y se encuentra en uso en todas partes, el benchmarking genérico requiere de una amplia conceptualización, pero con una comprensión cuidadosa del proceso genérico.