En esta parte del capitulo se habla específicamente de las CAAT que serían más útiles dentro de la Subcontraloría de Auditoría para el desarrollo de sus actividades, para lo cual se compararán las siguientes herramientas: Auto Audit (Grupo XopanTech), Working Papers (Grupo Cynthus) y Delos (Grupo Cynthus).
A continuación se hace un análisis de los beneficios de cada una de ellas, así como de sus costos, necesidades de capacitación de personal y equipo de software requerido adicional al ya existente, el criterio de selección obedece a la posible utilización del peronal y hardware ya existente.
Para este efecto, se organizaron presentaciones de demos de estas tres herramientas al personal de la Subcontraloría de Auditoría, de estos tres proveedores obtuvimos también la cotización de implantación de éstas y las necesidades de software y hardware ( Apéndice A, Cotización de proveedores). Con esta información a continuación se presenta el estudio comparativo de costo beneficio de estas tres herramientas.
En base a la experiencia en la implantación de herramientas (software y hardware) que ayuden a la automatización de procesos y/o información se determina que pueden existir algunos riesgos y más si la herramienta es implementada en un área nueva como es el caso de la H. Cámara de Diputados, en la implementación de un área de auditoría informática, a continuación se mencionan los riesgos que pueden existir en la implementación de una herramienta que ayude a la automatización de las tareas de el área de auditoría informática.
| Riesgos de implantación de la herramienta | Consecuencias |
| Mal análisis para la implantación de la herramienta. | Mal funcionamiento de la herramienta |
| Costo muy elevado. | Implantar una herramienta más barata que no cumpla con los requisitos necesarios para ayudar a automatizar los procesos del área de auditoría informática. |
| Mala selección de la herramienta. | Implantar una herramienta que no ayude a automatizar los procesos del área de auditoría Informática. |
| Mala capacitación en el uso de la herramienta. | Mala explotación de la herramienta. |
| Los procesos y el flujo de trabajo no están bien definidos. | Mala implantación de la herramienta, así como un mal funcionamiento de la misma. |
| Arquitectura tecnológica no soportada por la herramienta. | Mal funcionamiento de la herramienta, caídas de sistema, perdido de información, poca disponibilidad de la herramienta. |
| Sobreautomatización de los procesos. | Que no se conozca como realizar los procesos en caso de que falle el sistema, detección retardada de fallas. |
El Costo-Beneficio, tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de los costos en que se incurren en la realización de la propuesta de implementación de un área de Auditoría en Informática en el Órgano Legislativo, a su vez comparar dichos costos previstos con los beneficios esperados de la realización del proyecto, definiendo la factibilidad de las alternativas a seguir para llevar a cabo la propuesta.
Una función muy importante de los costos es servir de guía para determinar cuál puede ser la combinación de productos más rentable y los gastos en que se puede incurrir sin afectar los beneficios.[46]
Es importante detallar los costos, ya que se considera que entre mayor sea el costo de la técnica de auditoría asistida por computadora que se seleccione, mayores deberán ser los beneficios que conlleve; esto es que la expectativa crece.
A continuación se detallan los costos que se relacionan con la evaluación a las necesidades de la propuesta de implementación.
De acuerdo a las características de cada herramienta y en entrevista con el personal de la Subcontraloría de Auditoría se determinó que del software de Auto Audit sería necesario adquirir 20 licencias, para Working Papers 5 y para Delos entre 3 y 5, con estos datos proporcionados por el proveedor, proseguimos nuestro análisis, como sigue:
Tabla 4.1. Costos de adquisición
| Auto Audit | Working Papers | Delos [a] | |
| (20 usuarios) | (5 usuarios) | (5 usuarios) | |
| Licencia | 21,600.00 | 2,800.00 | 26,000.00 |
| Implementación |
1,440.00 | ||
| Hora/especialista | |||
| Capacitación | 7,200.00 | 4,800.00 | |
| Mantenimiento |
1,025.00 | ||
| Soporte | 700.00 | ||
| Total | 30,240.00 | 9,325.00 | 26,000.00 |
[a] El costo de las Licencias de Delos incluyen la licencia de uso, manual digital, disco de instalación y Dongle de protección por usuario, así como una licencia para uso del software IDEA (para análisis de datos que incluye Dongle de protección, manual de uso y disco de instalación) capacitación para seis personas y una año de mantenimiento e implementación del software en sitio. | |||
La herramienta más económica es Working Papers y la más cara es Delos.
Tabla 4.2. Costos de inversión
| Auto Audit | Working Papers | Delos | |
| Equipo de cómputo | 6 laptop | 6 laptop | 2 laptop |
| Costo unitario | 160.00 | 160.00 | 160.00 |
| Total | 960.00 | 960.00 | 320.00 |
| Hardware | Ya existe |
Ya existe | Ya existe |
| Software | 30,240.00 | 9,325.00 | 26,000.000 |
| Total | 31,200.00 | 10,225.00 | 26,320.00 |
Una vez más la implementación más económica resulta ser la de Working Papers y la más cara es Auto Audit, estos son dos factores importantes a considerar para la elección de la herramienta adecuada; sin embargo, no son determinantes, ahora que se conoce el costo habrá de realizarse un análisis de la utilidad que estas herramientas traen consigo, cuales son más accesibles de implementar de acuerdo a su funcionalidad y que su ambiente sea amigable para el auditor a fin de que esta propuesta no contemple la contratación de nuevo personal, sino la capacitación del actual, para lo cual posteriormente se analizan los resultados de la aplicación de cuestionarios al personal que asistió a las demostraciones de los proveedores, de cada una de las técnicas de auditoría asistidas por computadora.
La implantación del área no implica necesariamente a aplicación de una CAAT así como la aplicación de una CAAT no necesariamente sucede sí y solo sí se implanta el área, esto es, no son indispensables una sin la otra; sin embargo el modelo óptimo de desarrollo de la Contraloría Interna de acuerdo a este informe de seminario de titulación contempla la implantación del área de auditoría en informática y además reforzar a toda la Subcontraloría de Auditoría con la utilización de la herramienta seleccionada.
Los costos de oportunidad son los que se derivan de hacer una cosa en lugar de otra.
La herramienta más barata es Working Papers, con un costo de $9,325.00 Dlls, contra la más cara que es Auto Audit de $30,240.00, por lo tanto la diferencia de $20,915.00 representa el costo de oportunidad de tomar esta alternativa.
A continuación, se presenta un análisis del equipo que se usaría en las actividades de esta área y el personal estimado que realizaría estas labores sin el uso de una herramienta de auditoría asistida por computadora para compararla contra el equipo y el personal que se requerirá al implantar una de estas herramientas.
| ACTIVIDADES | Sin uso de herramienta CAAT | Con uso de herramienta CATT | ||
|---|---|---|---|---|
| Equipo | Personal | Equipo | Personal | |
| 3 | 6 | 1 | 1 |
| 6 | 12 | 1 | 1 |
| 6 | 12 | 3 | 12 |
| 3 | 6 | 1 | 1 |
| 3 | 6 | 1 | 1 |
| 3 | 6 | 1 | 3 |
| 6 | 12 | 3 | 12 |
| 12 | 12 | 2 | 12 |
| 3 | 6 | 1 | 1 |
| 2 | 2 | 1 | 1 |
| 6 | 12 | 3 | 6 |
| 6 | 12 | 1 | 1 | |
Deben seguirse procedimientos sistemáticos para identificar, seleccionar, programar, implantar, mantener, usar y controlar el software adquirido.
Uno de los esquemas generalmente aceptado para tener un adecuado control es que el personal que intervenga esté debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cual se le exija la optimización de recursos (eficiencia). Para complementar el grupo, como colaboradores directos en la realización de la auditoría se debe tener personas con las siguientes características:
Técnico en informática
Conocimientos de administración, contaduría y finanzas
Experiencia en el área de Informática
Experiencia en operación y análisis de sistemas
Conocimientos y experiencia en psicología industrial
Conocimiento de los sistemas más importantes
En cuanto a las certificaciones que se expusieron en Capítulo 3, Legislación informática, mejores prácticas y técnicas de auditoría informática se determina que la certificación CISA (Certified Information Systems Auditor) que la Asociación de Auditoría y Control de Sistemas de Información ( ISACA ), es la más conveniente para que el personal cumpla con la calidad de trabajo requerida, ya que esta certificación cubre el conocimiento tanto de auditoría como de Sistemas.
Por último, se aplicó un cuestionario al personal de la Subcontraloría de Auditoría, el formato lo encontraremos en Apéndice B, Formato de cuestionario, y los cuestionarios respondidos en Apéndice C, Cuestionarios respondidos , los resultados son los siguientes:
Consideras que es importante que la Subcontraloría de Auditoría adopte una técnica de auditoría asistida por computadora que apoye tu labor como auditor? ¿Por qué?
Sí 15
No Ninguno
Motivos principales : Mejora el tiempo, calidad y presentación del trabajo, dando más tiempo al análisis y oportunidad en las auditorías, la supervisión sería más eficaz.
¿Qué beneficios personales (como auditor) crees que tendría la adopción de una de estás herramientas?
Beneficios principales: Principalmente ayuda para la elaboración de informes y papeles de trabajo, superación personal al conocer programas y herramientas que coadyuven a optimizar el trabajo, aprovechamiento de tiempos con ello mayor productividad, reducir errores e incongruencias, mayor control de la información, facilita la consulta de documentos, mantener una base de conocimiento actualizada
¿Qué beneficios institucionales (para la H. Cámara de Diputados) crees que tendría la adopción de una de estás herramientas?
Beneficios principales : Contar con una base de datos donde se almacene y documente toda la información generada en las auditorías, reducción de costos, aprovechamiento de tiempos, mejor presentación de reportes, más y mejores auditorías, información oportuna para toma de decisiones oportuna, estar a la vanguardia en técnicas de auditoría y de esta forma lograr el correcto desempeño de todas las áreas de la Cámara de Diputados
¿Consideras que una de estas herramientas contribuiría al mejor cumplimiento de metas y objetivos de la Subcontraloría de Auditoría?
Sí: 15
No: Ninguno
¿Consideras que sería muy complicado el aprendizaje necesario para que apliques este tipo de técnicas a tu trabajo?
Sí: Ninguno
No: 15
Observaciones principales: Solo es necesario tomar capacitación en la paquetería principal y la que el proveedor brinde de acuerdo al software especifico.
De los demos a los que asististe, ¿Qué producto crees que sería mejor adaptar a la Subcontraloría de Auditoría?
De acuerdo a su funcionalidad y facilidad de uso de los demos a los que asististe, ¿Qué calificación le darías a cada uno de ellos? (malo/regular/bueno/excelente)
¿Qué comentarios tienes acerca de estos productos?
Principales Comentarios:
- Auto Audit
Su manejo es más complicado, necesita ser complementado, la presentación no fue adecuada, no puede ser ajustado a las necesidades específicas de cámara por ello es inadecuado.
- Working Papers
Se puede adaptar específicamente a los procesos que se realizan aquí, es bueno solo que necesita una base de datos, más práctico en cuanto a los tiempos de respuesta, además cuenta con soporte técnico de calidad, el manejo de word y excel facilita su uso, conviene mucho para revisiones financieras, sería necesario un caso práctico para ver su funcionalidad.
- Delos
Faltó más explicación; sin embargo puede ser aplicable con una buena capacitación lo podemos aplicar, puede funcionar en cuestión de control de los programas establecidos para las revisiones y tiempos de atención de los auditores, es el más adecuado para adaptarse a las necesidades específicas de la Cámara, debe considerarse un curso de este software, es el más adecuado
[46] Técnicas de los Costos, Sealtiel Alatriste http://www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib604/cap3-6.htm