Creación de reglas para organizar automáticamente el correo
Los filtros trabajan de forma muy parecida a la del departamento de correo de una organización de gran tamaño. Su cometido es el de empaquetar, ordenar y distribuir el correo en varias carpetas. Además, es posible aplicar sobre un mismo mensaje filtros múltiples, asociados a acciones múltiples, para manipularlo de numerosas formas. Por ejemplo, sus filtros pueden crear copias de un mismo mensaje en múltiples carpetas; pueden también conservar o incluso mandar una copia a otra persona, y todo de forma rápida. Por supuesto, estas operaciones son también más rápidas y flexibles que una persona real colocada ante un montón de sobres.
 | Creación rápida de filtros |
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Existe un procedimiento rápido y sencillo para crear filtros o carpetas virtuales. En la lista de mensajes, haga clic con el botón derecho en el mensaje deseado y en el submenú Crear una regla con el mensaje seleccione una de las opciones disponibles. |
Creación de filtros
Para crear un nuevo filtro:
Seleccione Herramientas->Filtros
Haga clic en Añadir.
Escriba el nombre de filtro en el campo Nombre de la regla. Para cada criterio, seleccione en primer lugar las partes de los mensajes que desea examinar con el filtro:
Remitente - La dirección del remitente.
Destinatarios - Los destinatarios del mensaje.
Asunto - La línea asunto del mensaje.
Cabecera específica - El filtro puede examinar cualquier cabecera deseada, por muy oscura o personalizada que sea. Escriba el nombre de la cabecera en el primer cuadro de texto, y el texto buscado en el segundo.
Cabeceras repetidas Si en un mensaje aparece más de una vez la misma cabecera, Evolution sólo se fija en la primera, aunque en la segunda el contenido sea diferente. Por ejemplo, si un mensaje declara la cabecera Resent-From: con «engineering@rupertcorp.com» y a continuación la redefine como «marketing@rupertcorp.com», Evolution aplicará el filtro como si la segunda declaración no apareciera. Para filtrar mensajes que utilizan varias cabeceras varias veces, utilice una expresión regular.
Cuerpo del mensaje - Busca en el texto efectivo del mensaje.
Expresión - Sólo para programadores: busca un mensaje que corresponda a una expresión escrita en lenguaje Scheme, utilizado para definir filtros en Ximian Evolution.
¿Qué ocurre si varios filtros coinciden con un mismo mensaje? Cuando varios filtros coinciden con un mismo mensaje, éstos se aplican en orden, excepto cuando uno de los filtros contiene la acción Parar el proceso. Si esta acción aparece en un filtro, los demás filtros no afectarán una segunda vez a un mismo mensaje.
Fecha de envío - Filtra los mensajes en función de la fecha de envío: en primer lugar, defina las condiciones que desea ver cumplidas con un mensaje: antes de una hora determinada, después de de ella, etc. A continuación, especifique la fecha y hora. La fecha y hora del mensaje se compara con la hora del sistema al ejecutarse el filtro, o con una hora y fecha específica elegida en el calendario. Es incluso posible buscar mensajes dentro de un intervalo de tiempo relativo al filtro, por ejemplo, para buscar mensajes dentro de los dos últimos días.
Fecha de recepción - Funciona del mismo modo que la opción Fecha de envío, excepto que compara la fecha y hora de recepción del mensaje con las fechas especificadas.
Puntuación - Los mensajes utilizan de un rango de prioridades entre -3 (mínima importancia) y 3 (máxima importancia). Unos filtros pueden establecer la prioridad de los mensajes recibidos, mientras otros se aplican únicamente a aquellos mensajes con una prioridad determinada.
Tamaño (Kb) - Ordena los mensajes en función de su tamaño en kilobytes.
Estado - Ejecuta un filtro en función del estado del mensaje, por ejemplo «Nuevo».
Adjuntos - Crea un filtro en función de si el mensaje contiene un adjunto.
Lista de correo - Aplica un filtro en función de la lista de correo de donde proviene el mensaje.
¿Cómo funcionan los filtros sobre listas de correo? Un filtro sobre listas de correo busca en realidad una cabecera específica llamada X-BeenThere, utilizada para identificar las listas de correo, u otros redistribuidores de correo.
Coincide con expresión regular - Si sabe cómo construir una expresión regex (del inglés «regular expression»), aquí tiene la ocasión de demostrar sus conocimientos.
Cuenta de origen - Aplica un filtro en función del servidor de donde provienen los mensajes. Puede escribir, o seleccionar la dirección URL en la lista desplegable. Esta característica sólo tiene interés cuando utiliza más de un origen de correo.
Seleccione el criterio de la condición. Si desea utilizar múltiples criterios haga clic en Añadir criterio y repita el paso anterior.
Seleccione la acciones del filtro en la sección Entonces. Puede seleccionar cualquiera las opciones siguientes.
Mover a la carpeta - Al seleccionar este elemento, Ximian Evolution colocará los mensajes en la carpeta especificada. Haga clic en el botón <pulse aquí para seleccionar una carpeta>.
Copiar a la carpeta - Al seleccionar este elemento, Ximian Evolution colocará los mensajes en la carpeta especificada. Haga clic en el botón <pulse aquí para seleccionar una carpeta>.
Reenviar a la dirección - Seleccione esta opción y escriba la dirección del destinatario que recibirá una copia del mensaje.
Borrar - Marca el mensaje para borrarlo. Sigue siendo posible recuperar el mensaje de nuevo, al menos hasta que seleccione Purgar el correo.
Parar el proceso - Especifique si desea que todos los demás filtros pasen por alto este mensaje, porque con las acciones definidas es suficiente.
Asignar color - Seleccione este elemento para que Ximian Evolution resalte el mensaje con el color especificado.
Asignar puntuación - Por ejemplo, puede asignar una prioridad mayor a todos los mensajes que contengan en algún lugar del cuerpo la palabra «importante». En un filtro posterior, podrá entonces reordenar los mensajes en función de su valor de prioridad.
Poner estado - Si desea agregar múltiples acciones al filtro, haga clic en Añadir acción y repita el paso anterior.
Haga clic en Aceptar.
| ¿Cuándo se aplican los filtros? |
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Si utiliza el protocolo POP para transferir el correo desde su servidor hacia su equipo local, los filtros se aplican sobre los mensajes entrantes cada vez que comprueba la presencia de correo nuevo. Si almacena su correo en el servidor y utiliza el protocolo IMAP para comprobarlos, los filtros intervienen cada vez que abre el buzón de entrada. En algunos casos, cierto número de mensajes sin leer aparecen en el buzón de entrada; cuando hace clic en el buzón de entrada, los filtros se aplican y a continuación los mensajes se mueven hacia otro lugar. Si utiliza la herramienta Ximian Connector para almacenar su correo en un servidor Exchange, los filtros se aplican sólo cuando abre el buzón de entrada y selecciona Acciones->Aplicar filtros, o presiona la combinación de teclas Ctrl-Y |
Ejemplo 1. Utilización de un filtro para evitar el correo basura
Un buen indicador de «spam» o envíos masivos (en inglés «bulk») suele ser la presencia de un encabezado Precedence: Bulk en algún punto del mensaje. Por supuesto, no todos lo envíos masivos son «spam», y existen mensajes aceptables (como las listas de correo a las que se suscribe, por ejemplo) que también se califican como «bulk». Sin embargo, si opta por filtrar dicha cabecera, podrá interceptar un gran número de mensajes que no desea recibir.
Para interceptar y marcar automáticamente estos mensajes para su eliminación, siga los pasos siguientes:
Seleccione Herramientas->Filtros.
Haga clic en Nuevo.
Defina la primera parte del criterio para buscar una Cabecera específica.
Escriba Precedence como nombre de la cabecera.
Seleccione la opción contiene en la segunda lista desplegable.
Escriba Bulk como contenido buscado. Ahora está trabajando con todos los mensajes que contienen la palabra «Bulk» dentro de la cabecera «Precedence».
Para aplicar acciones, seleccione «Mover a la carpeta» y elija la carpeta donde desea colocar el correo encontrado.
Si lo desea, agregue otra acción, y elija Borrar.
Haga clic en Aceptar. Ha terminado.
Edición de filtros
Para modificar un filtro:
Seleccione Herramientas->Filtros
Seleccione el filtro dentro de la sección Reglas de filtrado y haga clic en Modificar.
Modifique los parámetros deseados.
Haga clic en Aceptar en la ventana del editor de filtros.
Haga clic en Aceptar en la ventana del administrador de filtros.
Eliminación de filtros
Para eliminar un filtro:
Seleccione Herramientas+Filtros
Seleccione el filtro y haga clic en Borrar.
| Cambio de nombres de carpetas y de filtros |
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