Proyecto de gestión de una colección informática

Esquema basado en «Sistema de documentació per a museus» coordinado por Eduardo Porta y realizado por Posa Mª Montserrat, Eulália Morral y Eduardo Porta; con la colaboración de Carlos Curto, Carme Farré, Rosa Fraxenet, Narcís Soler y Maragda Tarrés; Barcelona: Direcció General del Patrimoni Cultural, Servei de Museus, Cepartament de Cultura i Mitjans de Comunicació, Generalitat de Catalunya, 1982.

Ingreso

El ingreso puede ser:

Compra

En cuyo caso hay que tener la factura u otro documento legal que lo justifique.

Donación

En cuyo caso hay que tener, al menos por duplicado, un formulario rellenado por el propietario donde acredita que ha hecho la donación. Éste tiene que quedarse con una copia.

Modelo de documento de donación.

Para justificar también la entrada de los objetos donados en la Asociación, sería conveniente enviar al donante por correo una carta-formulario expresando el agradecimiento.

Modelo de carta de agradecimiento al donante.

Depósito

Sería dejar un objeto a la colección por más o menos tiempo, cediendo la propiedad temporal o indefinidamente a la Asociación. Para la cesión temporal hay que acordar las condiciones por escrito. La Asociación se encarga de velar por su conservación y seguridad.

Modelo de documento de entrega en depósito.

Préstamo

Cuando se deja el objeto para un hecho concreto y después es devuelto

Documento:

El que hace la exposición es el que asegura y nos tiene que dar una copia de la póliza del seguro.

Cuando le llegue el material nos tiene que remitir una relación de los objetos (nº de registro) y de su estado de conservación.

Modelo de documento de préstamo.

Registro

Elegir un sistema de numeración.

Colocación en la pieza.

El LIBRO DE REGISTRO

Fichas de INVENTARIO GENERAL

Catálogos

En nuestro caso podría haber catálogo de propietarios y donantes, por clasificación genérica, y de exposiciones realizadas.